หลักการเลือกใช้คอมพิวเตอร์

หลักการเลือกใช้คอมพิวเตอร์

คอมพิวเตอร์เข้ามามีบทบาทในงานด้านต่าง ๆ ทั้งที่เป็นหน่วยงานราชการ องค์กรต่าง ๆและธุรกิจขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ โดยเลือกใช้ระบบคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมกับหน่วยงานหรือองค์กรนั้นระบบคอมพิวเตอร์ที่นิยมใช้คือ ไมโครคอมพิวเตอร์หรือคอมพิวเตอร์พีซีซึ่งได้รับการพัฒนาให้มีประสิทธิภาพจนสามารถตอบสนองความต้องการได้ ในราคาที่ถูกลง ค่าบำรุงรักษาต่ำ การใช้งานสะดวกขึ้นและมีซอฟต์แวร์สำเร็จรูปให้เลือกใช้งานจำนวนมาก จึงมีการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้านต่าง ๆ

การใช้คอมพิวเตอร์ในวงการศึกษา
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ถูกนำมาใช้ในวงการศึกษาทั้งในสถานศึกษาและการศึกษาด้วยตนเองมีโปรแกรมด้านการศึกษา ประเภทบทเรียนคอมพิวเตอร์ช่วยสอน (CAI) เกิดขึ้นเป็นจำนวนมากให้ผู้สนใจ
ได้เลือกศึกษาตามความต้องการ ช่วยให้เกิดความเข้าใจในบทเรียนและเป็นการทบทวนความรู้ที่เรียนมาแล้ว
ทำให้เกิดความเข้าใจมากยิ่งขึ้น ปัจจุบันการสื่อสารกว้างไกลขึ้นทำให้การใช้อินเตอร์เน็ตเพื่อการศึกษามีมากยิ่งขึ้น สามารถศึกษาค้นคว้าหาข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ได้ทั่วโลก เกิดการเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ ซึ่งการศึกษาในปัจจุบันสนับสนุนให้ผู้เรียนมีความรู้ความสามารถในการใช้อินเตอร์เน็ตเพื่อการเรียนรู้ด้วยตนเอง ความรู้ที่ได้จากอินเตอร์เน็ตจะช่วยให้เกิดบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในด้านต่างๆมากยิ่งขึ้นนอกจากนี้สถานศึกษายังนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานบริหารทั่วไปเช่น งานบุคลากร งานการเงิน งานบัญชี งานพัสดุครุภัณฑ์งานประชาสัมพันธ์ งานการจัดการบริหารการศึกษา เช่น งานทะเบียนนักศึกษา การลงทะเบียนเรียนของนักศึกษาการตรวจสอบความถูกต้องในการลงทะเบียนรายวิชาง่ายขึ้น ช่วยให้การรายงานผลการเรียนของนักศึกษาจำนวนมากทำได้ถูกต้องในเวลารวดเร็ว งานแนะแนวการศึกษาและอาชีพ งานพัฒนาวินัยงานกิจกรรมนักศึกษาเป็นต้น

    การเลือกเครื่องคอมพิวเตอร์
การเลือกเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อนำมาใช้ในระบบงาน ต้องสามารถรองรับการขยายตัวของระบบงานได้ในอนาคตเนื่องจากเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลาและรวดเร็วมาก การเลือกเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้งานต้องพิจารณาจากงานในธุรกิจนั้น แนวโน้มของธุรกิจในอนาคต สิ่งที่ควรพิจารณาคือ
1. ไมโครคอมพิวเตอร์ (Microcomputer) เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กจนถึงขนาดกลาง
สามารถเชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายท้องถิ่น LAN (Local Area Network) และเชื่อมต่อกันเป็นระบบ WAN (Wide Area Network) โดยผ่านระบบการสื่อสารแบบต่างๆ เช่น ดาวเทียม คลื่นวิทยุ คลื่นไมโครเวฟ ฯลฯ และเข้าสู่ระบบอินเตอร์เน็ตซึ่งเป็นเครือข่ายสากลได้ด้วย เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่มีประสิทธิภาพสูง ราคาไม่แพง
2. มินิคอมพิวเตอร์ (Minicomputer) เหมาะกับธุรกิจขนาดกลาง มีระบบการเก็บข้อมูลที่ดีกว่าไมโครคอมพิวเตอร์ จึงเหมาะกับข้อมูลที่ไม่เปลี่ยนแปลงบ่อยนัก ราคาเครื่องสูงกว่าไมโครคอมพิวเตอร์
3. เมนเฟรม (Mainframe) และ ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ (Supercomputer) เหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่
ทำหน้าที่เป็นคอมพิวเตอร์ศูนย์กลาง มีการประมวลผลข้อมูลที่ซับซ้อน รวดเร็วมาก ประสิทธิภาพสูง ราคาแพงต้องใช้สถานที่และสภาพแวดล้อมที่ออกแบบเป็นพิเศษ ควบคุมอุณหภูมิ เป็นต้น

วิธีการจัดหาระบบคอมพิวเตอร์
การจัดหาระบบคอมพิวเตอร์มี 3 วิธีคือ
1. ระบบจัดซื้อ (Buying) เป็นวิธีที่ประหยัดที่สุดเมื่อเทียบกับวิธีอื่นถ้าใช้เครื่องติดต่อกันเป็นเวลานานสามารถใช้เครื่องได้เต็มที่นานเท่าที่ต้องการ ข้อเสียคือ ต้องเสียค่าบำรุงรักษาเครื่องและเสี่ยงต่อการล้าสมัยง่ายเนื่องจากเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์พัฒนารวดเร็วมาก
2. ระบบการเช่า (Renting) เป็นวิธีที่แพงที่สุดถ้าต้องเช่าติดต่อกันนานหลายปี แต่ผู้เช่าไม่ต้องเสียเงินก้อนใหญ่ในครั้งแรกลดความเสี่ยงในเรื่องล้าสมัย สามารถเปลี่ยนระบบได้เมื่อครบกำหนดตามสัญญา ไม่ต้องมีค่าบำรุงรักษา รวมอยู่ในค่าเช่าแล้วการใช้ระบบนี้ต้องรอบคอบในเรื่องของเงื่อนไขในสัญญาเช่าทั้งในส่วนของสเปคของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้เช่าและการให้บริการบำรุงรักษา
3. ระบบเช่าซื้อ (Leasing) เป็นระบบผ่อนชำระค่าเครื่องตามระยะเวลาที่กำหนด ถูกกว่าการเช่าแต่แพงกว่าการซื้อเพราะรวมค่าบำรุงรักษาเครื่องไว้ด้วย ผู้เช่าซื้อต้องผูกพันต่อสัญญาถ้าเลิกเช่าซื้อก่อนครบกำหนดอาจจะต้องเสียค่าปรับ โดยค่าเช่าซื้อมักจะลดลงตามระยะเวลาการใช้ ระหว่างการใช้งานผู้มีสิทธิครอบครองจนกว่าจะผ่อนชำระครบ

 

หลักการเลือกซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์
การเลือกซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ จะต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
1. งบประมาณในการจัดซื้อ
2. ประเภทของงานที่นำคอมพิวเตอร์มาใช้
3. สมรรถนะของเครื่อง
4. ความสามารถในการ Upgrade ในอนาคต
รายละเอียดเกี่ยวกับเครื่องคอมพิวเตอร์ หลัก ๆ โดยทั่วไปมีดังนี้
1. รุ่นและความเร็วในการประมวลผลของ CPU
2. ชนิดและขนาดของหน่วยความจำ RAM
3. ขนาดของหน่วยความจำแคช (Cache Lever 2)
4. ขนาดความจุของฮาร์ดดิสก์ (Hard disk)
คอมพิวเตอร์พีซีโดยทั่วไปในปัจจุบัน เป็นระบบมัลติมีเดีย สามารถดูหนัง ฟังเพลง เล่นเกม และเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้     การพิจารณารายละเอียดของเครื่องควรดูที่ความเหมาะสมในการนำมาใช้งานมากกว่าการตัดสินใจซื้อตามแฟชั่นหรือการเลือกซื้อรุ่นใหม่ล่าสุดเพื่อให้เป็นคนทันสมัย ซึ่งจะทำให้เสียค่าใช้จ่ายแพงเพราะอีกไม่นานก็จะตกรุ่น ราคาก็จะลดลงมาด้วย และยังเสี่ยงต่อความไม่สมบูรณ์ของเครื่อง เนื่องจากยังมีข้อผิดพลาดในการผลิต จะต้องมีการปรับปรุงอีกเทคนิคของการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์คือ ควรซื้อเครื่องในรุ่นที่ต่ำกว่ารุ่นที่ออกใหม่ 1 รุ่น จะได้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพในราคาถูก

การเลือกโปรแกรมคอมพิวเตอร์
การเลือกโปรแกรมสำหรับคอมพิวเตอร์ โปรแกรมแรกคือระบบปฏิบัติการ ต้องให้เหมาะสมกับระบบคอมพิวเตอร์และต้องเป็นโปรแกรมที่ถูกต้องตามลิขสิทธิ์ เช่น วินโดว์ 9x ขึ้นไป หรือ โปรแกรมฟรี เช่น ลีนุกซ์ เป็นต้นจากนั้นเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมกับงาน การจัดหาโปรแกรมมี 3 วิธีคือ
1. โปรแกรมสำเร็จรูป (Package Program) เป็นโปรแกรมที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน
สามารถเลือกซื้อใช้ได้ตามความต้องการ เช่น สำหรับสำนักงาน (Office) ประกอบด้วย
โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processing: MS-Word) โปรแกรมตารางทำงาน (Spread sheet: Excel, Lotus1-2-3) โปรแกรมเสนองาน (Presentation: PowerPoint) โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (Data Base: Access, dBase, FoxBASE, FoxPro)
2. โปรแกรมประยุกต์ (Application Program: User Program) หมายถึงโปรแกรมที่เขียนขึ้นใช้เองตามความต้องการ เพื่องานด้านใดด้านหนึ่งโดยเฉพาะ เช่น โปรแกรมสำหรับระบบงานบัญชี โปรแกรมสำหรับงานการเรียนการสอน เป็นต้นซึ่งโปรแกรมประเภทนี้อาจใช้โปรแกรมเมอร์ขององค์กรเขียนขึ้นหรือว่าจ้างบริษัทรับจ้างเขียนโปรแกรม ค่าใช้จ่ายจะสูงกว่าการซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้ แต่จะตรงกับความต้องการมากกว่า
3. โปรแกรมที่เป็นเครื่องมือในการพัฒนาระบบ (Program Tools) ได้แก่ โปรแกรมประเภท CASE เช่น Exceleratorซึ่งโปรแกรมเมอร์ใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาระบบงาน
ขั้นตอนในการเลือกโปรแกรมให้เหมาะสมกับลักษณะของงานมีดังนี้
1. ตรงกับความต้องการ (Requirement) สามารถทำงานได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้
2. มีประสิทธิภาพ (Performance) สามารถจัดการกับข้อมูลได้ดี การแสดงผล การประมวลผลรวดเร็วและถูกต้อง
3. ง่ายต่อการใช้งาน (Easy to use) สามารถเรียนรู้วิธีการใช้งานได้ง่าย ในระยะเวลาอันสั้น และมีเมนูช่วยเหลือ (Help menu)ในระหว่างการใช้งาน
4. มีความยืดหยุ่น (Flexibility) สามารถใช้ได้กับระบบปฏิบัติการที่แตกต่างกันสามารถรับส่งข้อมูลกับโปรแกรมอื่น ๆ
ได้ รวมทั้งสามารถใช้งานกับอุปกรณ์แสดงผลได้หลายชนิด เช่น จอภาพ เครื่องพิมพ์
5. คู่มือการใช้งานที่มีคุณภาพ (Quality of Documentation) ต้องสามารถอธิบายหรือให้คำแนะนำต่อผู้ใช้งานเมื่อเกิดปัญหาขึ้นช่วยให้แก้ไขปัญหาได้เมื่อปฏิบัติตาม
6. การรับรองผลิตภัณฑ์ (Manufacture Support) ผู้ผลิตหรือผู้ขายรับรองผลิตภัณฑ์ของตน บริการให้คำปรึกษาเมื่อมีปัญหาจากการใช้ผลิตภัณฑ์ แจ้งข่าวสารการปรับปรุงผลิตภัณฑ์ ให้บริการ Upgrade ฟรีเป็นต้น

 การใช้โปรแกรมควรมีการตรวจสอบความถูกต้อง โดยการนำข้อมูลจริงบันทึกลงบนโปรแกรมนั้น หลังจากประมวลผลแล้วดูผลลัพธ์ที่ได้ถูกต้องตรงกับความต้องการหรือไม่